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デスクが整理された人は仕事がでデキる5つの理由と7つの整理方法!

どーも!たろー(@taro01com)です!

 

あなたのデスクは綺麗に整理されていますか?

それとも散らかった汚いデスクですか?

 

たろー
たろー

デスクが整理されている人は、仕事が「デキる人」です!

だからあなたも「デキる人」になるために、デスクを整理する習慣をつけましょう!

 

今回は、

  • デスクが整理された人はなぜ「デキる人」なのか? その5つの理由
  • 「デキる人」になるための、具体的な7つのデスク整理方法

こちらについて解説していきます!

 

デスクが整理された人は仕事が「デキる」5つの理由

まずは、デスクが整理された人は仕事が「デキる人」である5つの理由を説明します!

 

1.仕事に集中できる

デスクの上に書類が山積みだったり、小物が散乱していたり、コーヒーの空き缶が何本も転がっている。

そんな散らかった状態が視界に入る状況では、仕事に集中することができません。

  • あぁ、書類の整理しなきゃ・・・
  • ゴミを片づけなきゃ・・・

頭のどこかでそんなことを考えながら仕事をすることになるからです。

 

デスクが綺麗に整理された状態であれば、

余計なものが視界に入らず、目の前のパソコン画面や書類に「集中」して仕事を進めることができます!

 

2.作業スペースを広く使えて仕事の効率が上がる

デスクが散らかった状態だと、作業スペースが狭くなり仕事の効率が下がります。

例えばノートパソコンで作業をしながらノートを開きたい時に、

デスクが散らかっていて作業スぺースが狭い状態だと、

  • パソコンをずらしてノートを開いて、ノートを閉じてまたパソコンを元に戻す
  • パソコンとノートを縦に並べる

なんていう、非効率な状態になりかねません。

 

デスクが綺麗に整理された状態であれば、

パソコンもノートもゆったりと広げるスペースができ、常に同時並行でタスクを進めることができるので非常に効率的です!

極端な例を出しましたが、作業スペースが広いと仕事の効率が高まるのは当然ですよね!

 

3.細かいところまで気を配れる人だから

そもそもデスクが整理されているか、デスクが散らかっているかって、かなり性格が出る部分なんです。

そして、デスクが整理されている人は、細かいところまで気配りができる人です。

そういう人は資料を作るときなども、それを見る人の視点に立って、

  • 初めて見る人でもわかりやすい内容か?
  • 誤字脱字や罫線、改行等のケアレスミスがないか?

こういった細かい部分まで気を配れる人がほとんどです。

細かい部分に気を配れる人は、社内はもちろん取引先からも信用されるため仕事が上手くいきます!

 

4.物や書類を探すという無駄な時間がなく、生産性が高い

デスクが散らかっていると、必要な資料や物を見つけるのに時間がかかります。

その「探す」という時間は、本来の仕事とは関係ない超無駄な作業です。

 

デスクが綺麗に整理された状態であれば、

目当ての資料や物をすぐに手に取ることができ、仕事の生産性が圧倒的に高まります!

 

5.外出時でも他の人が書類を探せる

あなたの外出中に、

  • 社内にある資料の内容を確認したい
  • どこかにFAXを頼みたい

そんなことって多々ありますよね?

そんなときにデスクが散らかっていると、他の人に頼んで資料を探してもらうのに時間がかかります。

非生産的な人は、ここで他人の時間まで奪ってしまっているという事実に気づきすらしません。

 

デスクが綺麗に整理された状態であれば、

他の人もすぐに資料を見つけることができ、自分も他人も効率よく仕事を進めることができるんです!

 

デスクを綺麗に保つための7つの整理方法

このように、デスクが整理された人は仕事の効率が上がるので「デキる人」が多いんですね!

では、そんな「デキる人」になるために、デスクの整理ができるようになるためには、どうすれば良いのでしょうか?

デスクを整理するための具体的な7つの方法をご紹介します!

 

1.物の定位置を決める

まずは、物の定位置を決めることです!

  • ファイルはここにまとめる!
  • 電卓は使ったらここに戻す!
  • 卓上カレンダーはここ!
  • 文房具は一番上の引き出しの手前!

このように、物の定位置を決めましょう。(よく使うものは特に!)

そうすることで、物を探すという無駄な時間が無くなり仕事の効率が上がります!

 

2.ルールを決めて書類をファイリングをする

デスクが散らかる一番の原因は、書類が乱雑に積み上がってどこに何の書類があるか分からなくなることです。

そうなると必要な書類と不要な書類が混ざり、不要な書類も捨てられずにどんどん増えていきます。

 

そうならないためには、ルールを決めて書類をしっかりファイリングすることが大切です!

あなたの仕事の内容によってまとめ方は様々ですが、

  • 取引先ごとにまとめる!
  • プロジェクトごとにまとめる!
  • 期間ごとにまとめる!

例えばこんなふうにファイルを分けて書類を管理すれば、必要な書類にすぐにアクセスすることができます。

 

3.進行中の案件は「仕掛かりトレー」で管理する

進行中の案件は、特に書類をよく確認しますよね!

進行中の案件がいくつもあると、上記のようにルールを決めて分けているだけだと、

  • それぞれのファイルを取り出して
  • 書類を確認して
  • またそれぞれのファイルに戻して

といった作業が発生してしまいます。

 

そんな進行中の案件がいくつもあるときは、「仕掛かりトレー」を作りましょう!

案件にかかわらず同時進行中の書類はそのトレーにまとめて、必要な時にサッと取り出せるようにすると便利です。

そして案件が終わったら、ルールを決めて作った先ほどのファイルにまとめましょう。

 

4.廃棄書類を溜める「廃棄トレー」を作り、溜まったらまとめて廃棄する

書類が山積みになってしまう原因は、必要な書類か不要な書類かにかかわらずとりあえず放置して、それがごちゃ混ぜになってしまっているからです。

そうならないためにも、必要な書類と不要な書類をしっかりと分けて、不要な書類は廃棄する習慣を付けましょう!

 

ただし、不要な書類をいちいちシュレッダーしていると、それはそれで時間の無駄です。

そこでおすすめなのは、「廃棄トレー」を作ること!

不要な書類が出るたびにどんどん「廃棄トレー」に仮置きしておき、ある程度溜まった段階でまとめて廃棄します。

そうすることで、時間の節約ができますよ!

 

5.捨てるか迷う書類はデータ化する

不要な書類はどんどん捨てるといっても、捨てて良いか迷う書類ってありますよね?

  • ほとんど不要な書類だけど、いつか確認で必要になるかも・・・
  • 取っておくべきか捨てるべきか迷う・・・

 

そんな書類は、PDFデータ化しましょう!

最近の複合機なら書類をPDF化する機能を持ったものが多いです。

データとして取っておくことで、紙の書類としてかさばらないし、万が一必要になったときは再出力して紙の資料に戻すことも可能です!

 

6.不要なものはどんどん捨てる

書類に限らず、デスクの上の不要なものはどんどん捨てましょう!

  • 飲みかけの缶コーヒー
  • 滅多に使わない文房具
  • 意味もなく置いてある自社商品のサンプル

こんなものがデスクの上に転がっていたら、作業スペースを圧迫するわ、気が散るわで良いことがありません!

とっとと捨てるなり片づけるなりしましょう!

物を捨てるのが苦手な人は、こちらの記事も読んでみてください!

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7.こまめに整理することを習慣化する

ここまで説明してきた6つの整理方法を、一度だけやって満足してはいけません。

それだと、1ヶ月もすれば結局は元の汚いデスクに戻っているはず。

 

これらのデスク整理術をこまめに実践して、習慣化することが大切です!

 

たろー
たろー

デスク整理することが習慣化して、デスクが汚い状態にソワソワするようになったらこっちのものです!笑
そこまで習慣化すれば、あとは意識しなくてもデスクは常に綺麗な状態で、仕事がデキる人の仲間入りです!

まとめ

デスクが整理されている人は仕事ができる5つの理由と、デスクを整理する7つの具体的な方法について解説しました!

自分のデスクが汚いと自覚している人は、すぐにでも実践してみてください!

仕事の効率が驚くほど上がりますよ!これであなたも「デキる人」です!

 

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