たろー仕事の効率化が大好きキャンパーです！
その人が仕事がデキる人かデキない人かは、パソコンのデスクトップを見れば分かってしまいます。
- ダメダメな人のデスクトップはファイルでぐちゃぐちゃ。
- 仕事ができるスマートな人のデスクトップはすっきりと整っています。
さて、あなたのパソコンのデスクトップはどうなっていますか？？
ギクッとなったあなたは、この記事を最後まで読むことをおすすめします。
- パソコンのファイルやフォルダを整理する2つのメリット
- パソコンのファイルやフォルダを整理する9つの方法
それでは、順番に解説していきます！
パソコンのファイルやフォルダを整理する2つのメリット
１．仕事が効率化して、圧倒的に生産性が上がる
パソコンのデスクトップが整っている人は、仕事が効率化して生産性が上がります！
まずはデキる人とデキない人のパソコンの状態の違いから見ていきましょう。
デキる人のパソコン
スマートなデキる人は、パソコンのファイルやフォルダ整理をきっちりしていて、画面の見た目が綺麗です。
単に綺麗なだけじゃなくて、画面がスッキリしていることで目的のデータをすぐに見つけることができます。
「あのファイルを開きたい！」と思った時に、そのデータに10秒以内にアクセスできるようになっています。
デキない人のパソコン
対して仕事がデキないダメな人は、パソコンのデスクトップがファイルでぐちゃぐちゃの世紀末状態です。
「あのファイルを開きたい！」と思っても、どこに目的のファイルがあるかわからないため、その宝探しから始まり、データを見つけるのに1分以上かかります。
この僅かな時間の差の積み重ね大きな差を生む
この差はとても大きいんです。
たった50秒の差と思うかもしれないけど、これを積み重ねると計り知れない差となります。
1回の差は50秒、それを1日に20回、年に240日働くとしたら、
- 50秒×20回×240日=240,000秒≒66時間
なんと丸3日近くを「データを探す」という非生産的な行為に費やしていることになるんです。
衝撃的ですよね。
たろーなので時間を掛けてでもパソコンのファイル整理をしっかりしましょう！その方が長期的に考ると断然生産的です！
２．データ紛失などのミス防止
- 開きたいデータがどこにあるかわからない…紛失しちゃった…
- 必要なファイルを間違えて削除しちゃった…
あなたにもそんな経験が一度はあるんじゃないでしょうか？
そんなミスの原因の一つは、パソコンのファイル整理ができていないことです。
大事なファイルを全く使わないようなフォルダに保存しちゃってたり、知らずにそのフォルダを削除しちゃってたり。
ファイル整理がちゃんとできていないと、こんな悲劇が起きます。
それが取引先との超重要データだったりしたら、取り返しがつかないですよね。
たろーそんなミスを未然に防ぐためにも、パソコンのファイル整理は超重要です！
パソコンのファイルやフォルダを整理する9つの方法
では、スマートな人はどうやってパソコンのファイル整理をしているのでしょうか？
ここからは実際の僕のパソコンの画面をお見せしながら、その具体的な方法を紹介していきます！
１．デスクトップはスッキリさせる
これが僕のデスクトップです。
裸のファイルが１つも転がっていないことがわかるでしょうか？
デスクトップをスッキリさせることによって、目的のデータを保存してあるフォルダをすぐに見つけることができます。
２．アプリケーションの起動は「タスクバー」を活用する
エクセル等のよく使うアプリケーションは、下の「タスクバー」に固定表示させましょう。
デスクトップ上にアプリケーションのショートカットを置くよりもスッキリします。
タスクバーに固定表示させるためには、
- アプリを起動するとタスクバー上に表示されるアイコンを「右クリック」
- 「タスクバーにピン留めする」を選択
これだけで簡単にできちゃいます。
３．フォルダをしっかり作って管理する
デスクトップにファイルがバラバラと散らばってしまっている人は、
何よりもまずフォルダを作って管理することを意識しましょう！
- デスクトップ上で右クリック
- 新規作成(X)
- フォルダー(F)
これだけで簡単にフォルダを作れます！
４．大きなカテゴリから小さなカテゴリへ、フォルダ階層を作る
フォルダ管理は階層を作ることが肝です。
例えば僕のこのフォルダの場合は、
- どこの取引先か？＝取引先別カテゴリ（第１階層）
- どういう内容のデータか？＝資料内容別カテゴリ（第２階層）
- いつのデータか？＝時系列別カテゴリ（第３階層）
といった感じで、最終的なファイルにたどり着くまでに３階層でカテゴリが分かれています。
このように、目的のデータをどんどん絞り込んでいけるようなフォルダ階層を作ると、スムーズにデータにアクセスできるようになります。
５．ファイル名の付け方にルールを決める
ファイル名の付け方にルールを決めることも大切です。
ルールに沿ってファイル名を付けることによって、フォルダ内で自動できれいに並ぶようになりますし、なにより自分がわかりやすいです。
画像のそれぞれの内容を説明します。
5-1. ファイル名を見ればすぐに内容が分かるように工夫する
僕の場合は、
- ファイル名＝“日付_資料の属性_具体的な内容”
こういうルールを決めてファイル名を付けています。
これを徹底しているおかげで、ファイル名を見るだけでどんな内容のデータなのかを判断できます。
5-2. ファイル名の頭には日付を入れて時系列で並ぶように、日付は桁数を決める
先頭に日付を入れていることにも意味があります。
ファイルの表示画面は、基本的に文字列順でデータを表示するようになっているので、
先頭に日付を入れれば自動的に時系列順にデータを並べてくれます。
こうすることで、どのデータがより新しいのか、ひと目で分かるようになります。
例えば2018年2月17日であれば、日付部分に「20170217」と入力すれば時系列順に並びます。
2月であれば「02」とするのがポイントです。
※もちろん「2018-02-17」のように「-」を入れて管理しても、全てのデータがそのルール通りになっていれば問題ないです！
5-3. 繋ぎの記号を決める
繋ぎがあった方がファイル名が見やすくなるので、ファイル名を繋ぐ記号もルールを決めて統一しましょう。
「-」(ハイフン)か「_」(アンダーバー)が一般的です。
６．使用頻度の高いフォルダから上になるように番号付けをする
フォルダ名の先頭に数字を入れることで、順番を操作できる
使用頻度が高いフォルダが上に表示される方が、見やすいし開きやすくなります。
そのためには、画像のようにフォルダ名の先頭に連番を振ることで、番号順で表示してくれます。
連番が2桁になることを見越して、「1」ではなく「01」から始めるのがおすすめです！
７．新しいファイルが増え続けるものは、期間ごとにフォルダを分ける（月ごと、年ごと）
どんどん新しいファイルが増えていくものは、期間ごとにフォルダを分けましょう。
１つのフォルダ内で全期間分を管理すると、目的のデータが埋もれてわかりづらくなってしまうからです。
画像のように期間ごとにフォルダを分けることで、「あの時期のデータを見たい！」となった場合でもスムーズにファイルにアクセスできます。
８．古いデータはフォルダをまとめる
データが増えていって、過去のデータが増え過ぎてしまったら、画像のように過去フォルダにまとめましょう。
こうすることで、フォルダ内をスッキリさせることができます。
９．「とりあえず」フォルダを作る
フォルダ管理をしっかりしていても、どうしても「どのフォルダにも属さないけどとりあえず必要なデータ」っていうのが出てきてしまいます。
そういう場合は、「とりあえず」フォルダを作って、そちらに保存することで一時ファイルを管理しましょう！
こういった一時ファイルをデスクトップに放置する習慣をつけてしまうと、どんどんファイルが散らばってしまう原因となるからです。
１０．いらないファイルは削除する
絶対に不要なデータや修正前の古いデータなどは、どんどん削除する習慣を付けましょう！
そうすることでパソコンのハードディスク要領を圧迫しないし、フォルダ内もスッキリと管理ができるようになります。
【まとめ】デキる人はパソコンのファイル整理を徹底する理由と9つの整理方法
パソコンのファイル整理を行う2つのメリットと、それを実践するための9つの方法について解説しました！
いかがだったでしょうか？
もし、あなたのパソコンのデスクトップが散らかっているなら、この内容を参考にしてファイル整理をする習慣を付けましょう！
長期的に考えると、絶対に時間をかけて改善する価値がありますよ。
また、スマートな人はパソコンのデスクトップだけじゃなく、お気に入りの「ブックマーク」や、メモデータなども見やすく管理しています。
とにかく身の回りの情報を整理して、必要な情報にすぐにアクセスできる環境を作っていきましょう!
